Google Apps ist ein weiterer Google-Dienst, der für Privatkunden kostenlos ist.

Das ganze erkläre ich mal an einem einfachen Anwendungsbeispiel: Ihr habt eine eigene Webseite oder/und eine eigene Domain. Diese betreibt ihr möglicherweise auf einem eigenen V- oder Rootserver, wollt euch aber nicht den Aufwand der Konfiguration eines eigenen Mailservers machen. Hier kommt Google Apps in Spiel. Es erlaubt euch sämtlichen E-Mail-Verkehr der Domain über Google-Server zu jagen. Das ganze könnt ihr dann in den Google Apps verwalten.

Die Mails sind aber nur ein Anwendungsbeispiel. Die typischen Vertreter, wie Kontakte, Kalender, Sites, oder Docs sind natürlich auch vorhanden.

Interessant wird das ganze dann für Firmen mit Google Apps for Business. Das ganze kostet dann 40$ pro Jahr pro User, erlaubt aber einen Großteil der Unternehmensstruktur auszulagern.

Auf die Idee, das ganze für mich selbser zu nutzen, hat mich Jeffrey gebracht. Bei ihm könnt ihr euch sicher auch noch die ein- oder andere Anregung holen.

Nun wie funktioniert das ganze für einen Privatanwender (lest erst den ganzen Artikel, bevor ihr ggf. anfangt)…

Bei Google Apps registrieren

Dazu geht ihr einfach auf den obrigen Link und dann „Erste Schritte“. Alternativ HIER.

Zunächst müsst ihr dann die Domain eingeben, welche ihr migrieren wollt. Gefolgt von Namen, Vornamen, alternativen Mailadressen und dem gewünschten Adminkonto. Das ganze läuft sehr intuitiv ab, nach einigen Klicks und angenommen AGBs, Datenschutz etc. seit ihr dann auch endlich im Dashboard angelangt.

Ganz wichtig ist nun das Verifizieren eurer Domain. Im Dashboard seht ihr schon die erste auffällige Zeile, die euch darauf hinweist. Der einfachste Weg läuft über die HTML-Datei. Dazu müsst ihr nur eine Datei mit dem dort angezeigtem Inhalt unter dem dort angezeigtem Namen speichern und schon kann die Verifizierung durchgeführt werden. Das dauerte bei mir keine Stunde… Danach ist die volle Apps-Funktionalität verfügbar.

Ihr habt zunächst Zugriff mit eurem Admin-Account und könnt alles einstellen, was das Herz begehrt. Widmen wir uns den E-Mails:

E-Mail-Konten, MX-Einträge und mehr

In der Übersicht „Organisation und Nutzer“ habt ihr zu nächst nur einen Eintrag, mit beispielsweise der E-Mail-Adresse ‚mail@123.com‘.

Nun wollt ihr noch mehr Adressen haben, wie z.B. ‚info@123.com‘. Mit einem Klick auf den Nutzer könnt ihr mehrere Alias-Namen anlegen. Im Endeffekt landen dann alle alle Mails in einem Postfach. Ihr könnt natürlich auch neue Nutzer anlegen um alles zu trennen, aber davon muss ich abraten. Bei diesem Schritt müsstet ihr euch dauernd bei Google abmelden und mit den anderen Konten wieder anmelden. Wenn alles auf ein E-Mail-Konto läuft könnt ihr alles auch einfach und bequem wie gewohnt per Labels trenne (das ist die Google-Alternative zu Ordnern im Mailaccount).

Das gut 7 Gigabyte große E-Mail-Postfach sollte auch erstmal genug Spielraum offen lassen.

Was ist aber, wenn man mehrere Domains hat? Wenn alles wieder in einem Postfach landen darf könnt ihr euch „Domain-Einstellungen“ –> „Domain-Namen“ mehrere Domain-Aliase anlegen. Alle

Einstellungen die dann für ‚info@123.com‘ gelten, sind auch für den Beispielalias ‚info@456.net‘ gültig. Wollt ihr hier eine Trennung, so müsst ihr leider zu Google Apps for Business wechseln.

Das Einrichten der Nutzer reicht aber leider noch nicht aus, damit ihr E-Mails empfangt. Eure

Domain ist in den DNS-Servern dieser Welt eingetragen. Ein solcher Eintrag beinhaltet mehrereDatensätze, der wohl meist-bekannte ist der „A Ressource Record“, da dieser auf die IP Servers hinter

der Domain hinweist. Der A-Eintrag gilt jedoch nicht für Mailserver, dafür gibt es extra einen „MX Ressource Record„, MX steht für ‚Mail eXchange‘.

Nun geht ihr zu dem Anbieter, bei welchem ihr eure Domain gebucht habt. Nun könnt ihr entweder in einem Kundencenter, oder per E-Mail-Kontakt den MX-Eintrag eurer Domain ändern lassen. Ihr bekommt die nötigen Einstellungen angezeigt, wenn ihr auf „Service-Einstellungen“ –> „E-Mail“ –> „Anleitung zum Aktivieren der E-Mail Funktion“ –> „MX-Datensätze ändern“ geht. Alternativ über die Hilfe-Seiten von Google. Das ganze sollte dann wie im Bild rechts aussehen.

Sobald die Datensätze geändert sind, klickt ihr im eben erwähnten Menü nur noch auf „Ich habe diese Schritte ausgeführt“ und Google überprüft zunächst, ob die MX-Einträge korrekt sind. Das ganze dauert dann einige Stunden.

Diese Schritte funktionieren analog für eure Domain-Aliase. Ist alles eingerichtet, habt ihr nun vollen Zugriff auf das E-Mail-Konto.

Migration alter E-Mails

Eher häufiger ist es ja nun der Fall, dass man von einem E-Mail-Server auf einen anderen, hier Google-Apps, wechselt. Möchte man all seine alten E-Mails mitnehmen muss man diese vorher am eigenen PC herunterladen. Mit dem beliebten Browser Thunderbird fügt ihr einfach euer Konto hinzu, bedenkt aber dabei die Konteneinstellungen unter „Synchronisation und Speicherplatz“. Geht sicher, dass alles wie im Bild eingestellt ist.

Sind nun alle E-Mails heruntergeladen, so könnt ihr mit der Migration zu Google Apps beginnen.

Anschließend fügt ihr euer Google Apps E-Mail-Konto im Thunderbird hinzu. Die Einstellungen für IMAP und SMTP sollten automatisch erkannt werden, andernfalls könnt ihr sie dem Bild entnehmen.

Nun könnt ihr einfach per Drag & Drop, oder mit Rechtsklick auf die Mails „Kopiere in…“ euer Backup vom alten Mailserver einspielen.

Nun sollte alles abgeschlossen sein.

Bei Fragen helfe ich natürlich gerne weiter, ansonsten Viel Erfolg für eure Migration nach Google Apps!